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第2章 数据库和表 access_图文

发布时间:

第2章
1 2 3 4

数据库和表
创建数据库 建立表 维护表 操作表

2

2.1 创建数据库
数据库设计的步骤

1

2 3

创建数据库

数据库的简单操作

2.1.1
1

2.1

数据库设计的步骤

创建数据库

3

确定创建数据库的目的

设计数据库和用户的需求紧密相关。 首先,要明确创建数据库的目的以及如何 使用,用户希望从数据库得到什么信息,由此 可以确定需要什么样的表和定义哪些字段。 其次,要与将使用数据库的人员进行交流, 集体讨论需要数据库解决的问题,并描述需要 数据库完成的各项功能。

2.1.1
2

2.1

数据库设计的步骤

创建数据库

4

确定该数据库中需要的表

一个数据库可能是由若干个表组成,所以确 定表是数据库设计过程中最重要的环节。在设计 表时,应该按照以下设计原则对信息进行分类:

⑴表不应包含备份信息,表间不应有重复信息。
⑵每个表最好只包含关于一个主题的信息。 ⑶同一个表中不允许出现同名字段。

2.1.1
3

2.1

数据库设计的步骤

创建数据库

5

确定字段

确定表的过程实际上就是定义字段的过程, 字段是表的结构,记录是表的内容。所以确定 字段是设计数据库不可缺少的环节。在定义表 中字段时应注意以下几点: ⑴. 每个字段直接与表的主题相关。 ⑵. 不含推导或计算的数据。 ⑶. 尽可能包含所需的所有信息。 ⑷. 由于字段类型由输入数据类型决定,这样 使得同一字段的值具有相同的数据类型

2.1.1
4

2.1

数据库设计的步骤

创建数据库

6

确定主键

为了连接保存表中的信息,使多个表协 同工作,在数据库表中需要确定主键。 例如,将某个学生与该学生的所有选课 信息连接起来,数据库中的每个表必须包含 表中惟一确定每个记录的字段或字段集。

2.1.1
5

2.1

数据库设计的步骤

创建数据库

7

确定表之间的关系

因为已经将信息分配到各个表中,并且定义了主 键字段,若想将相关信息重新结合到一起,必须定义 数据库中的表与表之的关系,不同表之间确立了关系, 才能进行相互访问。
6

输入数据 表的结构设计完成之后,就可以向表中输入数据。

2.1

2.1.2

创建数据库
创建数据库

8

创建数据库通常有两种方法: 1. 是先建立一个空的数据库,然后再向其中添加表、 查询、窗体等其它对象。 2.是使用“数据库向导”创建数据库,即使用系统提供 的数据库模版在向导中设定合适的数据库类型。

2.1
1

2.1.2

创建数据库
创建数据库

9

创建空数据库

⑴. 执行“文件”菜单中的“新建”命令,或单击常用 工具栏上的“新建”按钮,打开“新建文件”任务窗格。 ⑵. 在“新建文件”任务窗格中,单击“空数据库”选 项,打开“文件新建数据库”对话框 。 ⑶. 在“文件新建数据库”对话框中设置数据库文件的 保存位置、文件名称和保存类型等参数。

2.1
2

2.1.2

创建数据库
创建数据库

10

使用向导创建数据库

⑴. 执行“文件”菜单中的“新建”命令,或单击工具 栏上的“新建”按钮,打开“新建文件”任务窗格。 ⑵. 在“新建文件”任务窗格中,单击“本机上的模 板”,弹出“模板”对话框 。 ⑶. 在模板对话框的“数据库”选项卡中,单击要创建 的数据库类型模板的图标,然后单击“确定”按钮。 ⑷. 在“文件新建数据库”对话框中,指定数据库的名 称和保存位置,然后单击“创建”按钮。 ⑸. 按照数据库向导的指导进行操作,主要是选择表中 的字段、屏幕显示样式、打印报表所用的样式等。

2.1.3
1

2.1

数据库的简单操作

创建数据库

11

打开Access数据库

⑴执行“文件”菜单中的“打开”命令,或单击工具栏上 的“打开”按钮,弹出“打开”对话框 。 ⑵单击位置栏中的快捷方式,或在“查找范围”列表框中 单击包含所需数据库的驱动器或文件夹。 ⑶选择要打开的数据库文件,单击“打开”按钮打开数据 库。 在打开数据库时,可以使用以下4种方式 : ⑴共享方式打开数据库 ⑵独占方式打开数据库 ⑶只读方式打开数据库 (4)独占只读访问方式打开数据库

2.1.3
2

2.1

数据库的简单操作

创建数据库

12

关闭数据库
⑴. 单击数据库文档窗口右上角的关闭按钮。 ⑵. 双击数据库文档窗口左上角的控制菜单图标。 ⑶. 单击数据库文档窗口左上角的控制菜单图标,在 弹出的菜单中选择关闭命令。 ⑷. 执行“文件”菜单中的“关闭”命令。

13

2.2
1 2 3 4 5 6

建立表

Access数据类型 建立表结构 向表中输入数据

字段属性的设置
主键和索引

建立表之间的关系

2.2.1
1

2.2 建立表

14

Access数据类型

文本型

文本型是默认的数据类型 例如姓名、地址 例如电话号码、学号 例如多媒体教室201

⑴. 文字数据 ⑵. 需要计算的数字 ⑶. 文本或文本与数字的组合

文本型的默认字段大小是50个字符,最多可以达到 255个字符。
2

备注型

与文本型数据本质上是一样的

备注型字段可以保存较长的数据,可长达64KB个字 符,因此,通常用于保存个人简历、备注、备忘录等 信息。

2.2.1
3

2.2 建立表

15

Access数据类型

数字型
表示可以用来进行算术运算的数据,但涉及货 币的计算出外。在定义了数字型字段后,还要根 据处理数据范围的不同确定所需的存储类型,例 如整型、单精度型等。

4

日期/时间型 用来保存日期和时间,该类型数据字段长度固定为8 个字节。

2.2.1
5

2.2 建立表

16

Access数据类型

货币型

是一种特殊的数字型数据,和数字型的双精度类似,该 类型字段也占8个字节,向该字段输入数据时,直接输 入数据后,系统会自动添加货币符号和千位分隔符。使 用货币数据类型可以避免计算时四舍五入,精确到小数 点左方15位数及右方4位数。
6

自动编号型

每一个数据表中只允许有一个自动编号型字段,该类型字 段固定占用4个字节,在向表中添加记录时,由系统为该 字段指定唯一的顺序号,顺序号可以是递增的或随机的。

2.2.1
7

2.2 建立表

17

Access数据类型

是/否型 只包含两个值中的一个,例如是/否、真/假、开/关, 该类型长度固定为1个字节。

8

OLE对象类型
OLE → Object Linking and Embedding 它是对象的链接与嵌入,用于存放表中链接和嵌入的 对象,这些对象以文件的形式存在,其类型可以是 Word文档、Excel电子表格、声音、图像和其他的二 进制数据。OLE对象字段最大可以为1GB。

2.2.1
9

2.2 建立表

18

Access数据类型

超级连接类型 该字段以文本形式保存超级链接的地址,用来链接 到文件、WEB页、本数据库中的对象、电子邮件地 址等,字段长度最多64000个字符。
一个完整的超级链接地址最多有以下三个部分组成: ⑴显示文本:表示在字段或控件中显示的文本。 ⑵地址:到达文件的路径,称为UNC。或到达页面的 路径,称为子URL。 ⑶子地址:在页面和文件中的地址。

2.2.1
10

2.2 建立表

19

Access数据类型

查阅向导类型
创建允许用户使用组合框选择来自其他表和来自值 列表的字段。在数据类型列表中选择此选项,将启 动向导进行定义。

1

数据表 对象属性

2.2.2

2.2 建立表

20

建立表结构

一个完整的数据表由表结构和表中记录组成,数据表对 象的结构是指数据表的框架,也称数据表对象的属性。
1

字段名称

用于标识表中的一列,即数据表中的一列称为一个字段, 而每一个字段均具有唯一的名字,称为字段名称。
2

字段类型

根据关系数据库理论,一个数据表中的同一列数据必须具 有相同的数据特征,称为字段的数据类型。

2.2.2
3

2.2 建立表

21

建立表结构

字段大小
一个数据表中的一列所能容纳的字符个数被称为列宽, 在Access中被称为字段大小,采用字节数表示。

4

字段的其他属性 数据表中的字段对象还具有其他的一些属性,这些属 性值的设置将决定各个字段对象在被操作时的特性。

2.2.2

2.2 建立表

22

建立表结构

2 创建表结构
Access提供了多种创建表的方法,这里只介绍 使用数据表视图和设计视图创建新表的操作。
1

使用数据表视图创建表

数据表视图以行列格式显示来自表、窗体、查询、视图或 存储过程的数据,其操作步骤如下: ⑴. 在“数据库”窗口中,单击“表对象”,然后单击 工具栏上的“新建”按钮,弹出“新建表”对话框, 如图2.7所示;

2.2.2

2.2 建立表

23

建立表结构

⑵. 新建表”对话框中,选择“数据表视图”并单击 “确定”按钮,即进入数据表视图,如图2.8所示。 ⑶. 假设要创建一个学生成绩表,学生成绩表数据如表 2.1所示。

⑷. 修改字段名称,用鼠标双击字段1,输入“学号”, 按表2.1所示依次修改需要的字段名称。然后在每列字 段中输入相应的数据,如图2.9所示。

2.2.2

2.2 建立表

24

建立表结构

⑸. 数据输入完毕后,单击 “关闭”按钮,弹出“保 存提示”对话框,单击“是”按钮保存,弹出“另存 为”对话框,输入表名“学生成绩表”,单击“确 定” ,弹出“尚未定义主键”提示对话框。表中先不 定义主键,单击“否”按钮,数据表建立完毕。

2.2.2
2

2.2 建立表

25

建立表结构

使用设计视图创建表

设计视图是用来显示数据库对象的设计窗口。可以新建数 据库对象和修改现有数据库对象的设计。

⑴. 在数据库窗口中,单击“表对象”,然后单击数 据库窗口工具栏上的“新建”按钮。 ⑵选择“设计视图”选项,单击“确定”按钮,打开 表的设计视图,如图2.13所示。 ⑶定义表中的每个字段。

2.2.3
1

2.2 建立表

26

向表中输入数据

输入数据操作步骤

⑴.在数据库窗口中,单击“表对象”。 ⑵.单击要输入数据的表名,然后单击窗口工具 栏上的“打开”按钮,打开数据表视图,或者 双击该数据表的表名打开数据表视图。 ⑶.在数据表视图中输入表数据。 ⑷.输入完毕后,单击“保存”按钮保存数据。 ⑸.关闭数据表视图窗口,结束输入操作。

2.2.3
2

2.2 建立表

27

向表中输入数据

特殊数据的输入方法

⑴. 输入较长字段的数据
可以展开字段以便对其进行编辑,方法是: 打开数据表,单击要输入的字段,按下Shift+F2键, 弹出“显示比例”对话框,如图2.15所示。在对话框 中输入数据,单击“确定”按钮把输入的数据保存到 字段中。单击“字体”按钮,打开“字体”对话框, 可以设置“显示比例”对话框中文字的显示效果。
继续

2.2.3

2.2 建立表

28

向表中输入数据

图2.15 “显示比例”对话框
返回

2.2.3
2

2.2 建立表

29

向表中输入数据

特殊数据的输入方法

⑵.输入“是/否”类型的数据
该类型的数据字段上在数据表中显示一个复选框。选 中复选框表示输入“是”,不选表示输入“否”。

⑶.输入“日期/时间”类型的数据
在输入“日期 /时间”类型的数据时,可以参照图 2.16中列出的“日期/时间”格式。

2.2.3
2

2.2 建立表

30

向表中输入数据

特殊数据的输入方法

⑷.输入“OLE”对象数据
OLE对象字段用来存储图片、声音、Microsoft Word文档 和Microsoft Excel文档等数据,以及其他类型的二进制数据。

OLE对象类型字段数据输入步骤如下: ①.在"数据表视图"中打开表,单击要输入的 OLE字段,在“插入”菜单中单击“对象”命令。 弹出“插入对象”对话框,如图2.17所示。

2.2.3

2.2 建立表

31

向表中输入数据

图2.17 “插入对象”对话框

2.2.3
2

2.2 建立表

32

向表中输入数据

特殊数据的输入方法

②.在弹出的“插入对象”对话框中,如果没
有可以选定的对象,请单击“新建”单选按钮, 然后在“对象类型”列表框中单击要创建的对象 类型,单击“确定”按钮可以打开相对的应用程 序创建一个新对象,并插入到字段中。 如果选择“由文件创建”单选按钮,则可以 单击“浏览”按钮,选择一个已存储的文件对象, 单击“确定”按钮,即可将选中的对象插入到字 段中

2.2.3

2.2 建立表

33

向表中输入数据

2.2.3
2

2.2 建立表

34

向表中输入数据

特殊数据的输入方法

⑸.输入“超链接”类型
①在"数据表视图"中打开表,单击要输入的超 链接字段,在“插入”菜单中单击“超链接”命令, 弹出插入超链接对话框,如图2.19所示。 ②在对话框的“查找范围”列表框中选择超链 接对象所在的文件夹,在对象列表中选择超链接对 象,单击“确定”按钮,超链接就可以保存到字段 中。
继续

2.2 建立表
2.2.3 向表中输入数据

35

2.2.4

2.2 建立表

36

字段属性的设置

字段属性可分为常规属性和查阅属性两类。常规 属性包括字段大小、格式、输入掩码和索引等, 字段类型不同显示的字段属性也不同。
1

字段大小 即字段的宽度,该属性用来设置存储在字段中文本 的最大长度或数字取值范围。当设定字段类型为文 本类型时,字段大小的可设置值为1—255。当设 定字段类型为数字类型时,字段大小的可设置值如 表2.3所示。

2.2.4
设置
字节

2.2 建立表

37

字段属性的设置
字段宽度
1

数据范围
0~255 -32768~32767,即-2俄~2151 -231~231-1

整型
长整型

2
4

小数位 数 无 无
无 7 15

单精度 双精度

-3.4×1038~3.4×1038 -1.797×10308~1.797×10308

4 8

注意事项 1)在满足需要的前提下,字段大小越小越好。 2)在一个数字类型的字段中,如果将字段大小属性 由大变小,可能会出现数据丢失。

2.2.4
2

2.2 建立表

38

字段属性的设置

格式 格式属性用于定义数字、日期、时间及文本等数据 显示及打印的方式,对不同的字段数据类型使用不 同的设置。

3

输入掩码 ⑴.直接输入掩码的格式符 在文本框中直接输入一串格式符,用来规定输 入数据时具体的格式,可以使用的输入掩码格式符 如表2.4所示。

格式符 0

含义 必须输入0~9的数字

39

9 # L ? A a & C .:;-/ < > ! \

可以选择输入0~9的数字或空格 可以选择输入0~9的数字、空格、加号、减号 必须输入字母A~Z或a~z 可以选择输入字母A~Z或a~z
必须输入字母或数字 可以选择输入字母或数字

必须输入任意字符或一个空格 可以选择输入任意字符或一个空格 小数点占位符及千位、日期、时间的分隔符 将所有字符转换为小写 将所有字符转换为大写 使输入掩码从右到左显示 使接下来的字符以原义字符显示,如\C表示C

40

输入掩码格式符示例
输入掩码定义 0000-00000000 999-99999 #9999 允许值示例 0431-88502000 312-25816,31 -25816 -5000,60000 CHINA01C7 2007/01/01 E120

>L??L?00L0 0000/99/99 L000

2.2.4
3

2.2 建立表

41

字段属性的设置

输入掩码

⑵.使用输入掩码向导

对于“日期/时间”型字段和“文本”型字段,还 可以使用输入掩码向导来进行详细的设置。 例2-1: 为“学生信息表”中的“出生日期”字段设置输 入掩码属性。 ①在数据库窗口中单击“表对象”。 ②单击“学生信息表”,然后单击“设计”按钮,在设计 视图中打开学生信息表结构。 ③单击字段名称列中的“出生日期”字段。

2.2.4

2.2 建立表

42

字段属性的设置

④单击属性区的“输入掩码”属性框,在属性框右侧会显 示“生成器”按钮,单击这个按钮,弹出“输入掩码”向 导对话框,如图2.21所示。 ⑤在该对话框的“输入掩码”列表框中选择“长日期”, 然后单击下一步按钮打开向导的第二个对话框,在该对话 框中可以确定输入掩码方式和占位符。如图2.22所示 ⑥单击“下一步”按钮,打开“输入掩码向导”的第三个 对话框。在该对话框中显示提示信息,不需要用户输入信 息,单击“完成”按钮回到设计视图。 ⑦单击“工具栏”上的“保存”按钮,将所作的修改保存, 然后单击“设计视图”上的“关闭”按钮结束设置。
继续

43

返回

44

返回

2.2.4
4

2.2 建立表

45

字段属性的设置

输入法模式

只针对文本数据类型的字段有效

有三个选项:随意、输入法开启和输入法关闭。
5

标题 在显示表中数据时,标题属性值可以取代字段 名称。即表中该列的栏目名将是标题属性值,而不 是字段名称。

6

默认值 在表中新增加一条记录时,如果希望Access自 动为某字段自动填入一个特定的数据,则应为该字 段设定默认值属性

2.2.4
7

2.2 建立表

46

字段属性的设置

有效性规则和有效性文本 用于对输入到记录中本字段的数据进行约束。 当输入的数据违反了有效性规则的设置时,将把有 效性文本设置作为提示信息显示给用户。

例: 为学生成绩表中“数学”字段设置有效性规则和有效 性文本,来说明有效性规则和有效性文本的设置方法。 ①在数据库窗口中单击“表对象”。 ②单击“学生成绩表”,然后单击“设计”按钮,在设计 视图中打开学生成绩表。 ③在设计视图窗口中,单击“数学”字段。

2.2.4

2.2 建立表

47

字段属性的设置

④设置数学字段的有效性规则为:“>=0 and <=100”。设置数据字段的有效性文本为:“成绩应该 在0-100之间!”如图2.23所示 ⑤单击“工具栏”上的保存按钮将所作的修改保存,然后 单击“关闭”按钮关闭设计视图。

2.2.4

2.2 建立表

48

字段属性的设置

⑥在数据库窗口中,双击“学生成绩表”,打开数据表视 图,添加一条新记录来检验“有效性规则”和“有效性文 本”的设置。在输入“数学”字段时,输入“120”,回 车确认,将弹出提示对话框,对话框中显示的内容就是设 置的“有效性文本”属性值,如图2.24所示。 如果只设置了“有效性规则”而没有设置“有效性文本”, 当输入内容不在有效性范围内时,将弹出系统默认的提示 信息,如图2.25所示。

继续

49

图2.23 设置字段的有效性规则和有效性文本
返回

50

图2.24 检验有效性规则和有效性文本

返回

51

图2.25 系统默认提示信息对话框

返回

2.2.4
8

2.2 建立表

52

字段属性的设置

索引 为字段设置索引可以加速对索引字段的查询,还可 以加速排序和分组操作。 索引属性有三个选项 无:表示无索引,这是默认的选项。 有(有重复):该索引允许有重复值。 有(无重复):该索引不允许有重复值。

9

必填字段 该属性有两个选项:“是”或“否”。设置“是” 时,表示此字段值必须输入。设置为“否”时,可 以不填写该字段的数据,允许字段为空。

2.2.4
10

2.2 建立表

53

字段属性的设置

允许空字符串 该属性仅用来设置文本字段,属性值也为“是”或 “否”项,设置为“是”时,表示该字段可以填写 任何信息。

11

Unicode压缩 在Unicode中每个字符占两个字节,而不是一个字 节,因此它最多支持65536个字符。Unicode属性 值有两个,分别为“是”和“否”,设置“是”, 表示本字段中数据可能存储和显示多种语言的文本。

2.2.5
1

2.2 建立表

54

主键和索引

主键
关系数据库系统的强大功能,在于它可以查询 窗体和报表,以便快速的查找并组合保存在各 个不同表中的信息。要做到这一点,每个表应 该包含一个或一组字段,这些字段是表中所保 存的每一条记录的惟一标识,称作表的主键。 Access不允许在主键字段中输入重复值或空值 (NULL)。

2.2.5 ⑴.自动编号主键

2.2 建立表

55

主键和索引

主键的基本类型

向表中添加每一条记录时,可以将自动编号字段设置为自 动输入连续数字的编号。将自动编号字段指定为表的主键 是创建主键的最简单的方法。

⑵单字段主键
如字段中包含的都是惟一的值,则可将字段指定为主键。 如果选择的字段有重复值和空值,将不会设置主键。

⑶多字段主键
在不能保证任何单字段都包含惟一值时,可以将两个或更 多的字段组合设置为主键。

2.2.5

2.2 建立表

56

主键和索引

定义和删除主键

?定义主键
在设计视图中打开相应的表,选择所要定义为主键的 一个或多个字段。如果选择一个字段,请单击行选定 器。如果要选择多个字段,请按Ctrl键,然后对每一 个所需的字段单击行选定器,然后单击工具栏上的

“主键”按钮。 ?删除主键
在设计视图中打开相应的表,请单击当前使用的主键 的行选定器,然后单击工具栏上的“主键”按钮。

2.2.5
2

2.2 建立表

57

主键和索引

索引
对于数据库来说,查询和排序是常用的两 种操作,为了能够快速查找到指定的记录,通 常需要建立索引来加快查询和排序的速度。建 立索引就是要指定一个字段或多个字段,按字 段的值将记录按升序或降序排列,然后按这些 字段的值来检索。 索引字段可以是“文本”类型、“数字” 类型、“货币”类型、“日期/时间”类型, 主键字段会自动索引,但OLE对象和备注字段 等不能设置索引。

2.2.5

2.2 建立表

58

主键和索引

创建单字段索引 在设计视图中打开相应的表,单击要创建索 引的字段。在常规选项卡的下方,单击索引属 性,然后单击“有(有重复)”或“有(无重 复)”。

2.2.5

2.2 建立表

59

主键和索引

创建多字段索引 在进行索引查询时,有时按一个字 段的值不能惟一确定一条记录,比如学 生信息表,按“姓名”检索时可能有几 个人姓名相同,这样“姓名”字段的值 就不惟一,就不能惟一确定一条学生记 录。我们可以使用“姓名”字段 +“ 出 生日期”字段组合检索,即先按第一字 段“姓名”进行检索,若字段值相同再 按“出生日期”字段进行检索。

2.2.5

2.2 建立表

60

主键和索引

例2-2,在学生信息表中,设置“姓名”字段和“出生日 期”字段为多字段索引 操作步骤如下: ?在数据库窗口中单击“表对象”。
?在设计视图中打开“学生信息表”,单击工具栏上的 “索引”按钮,弹出“索引”对话框,如图2.26所示。

2.2.5

2.2 建立表

61

主键和索引

?在“索引名称”列的第一个空白行,键入索引名称为 “姓名出生日期”,如图2.26所示。在“字段名称”列 中,单击向下箭头,选择索引的第一个字段“姓名”字段。 然后在“排序次序”中选择升序或降序,在字段名称的下 一行,选择索引的第二个字段“出生日期”,该行的索引 名称列为空。 ?关闭“索引”对话框完成设置操作。 创建索引以后,可以随时打开索引对话框进行修改和删除 索引字段。

62

返回

2.2.6

2.2 建立表

63

建立表之间的关系

在表和表之间建立联系,可以保证表间数据在编辑时保持同步, 既对一个数据表进行操作要影响到另外一个表中的记录。 1

Access表间关系的概念

Access中对表间关系的处理是通过两个表中的公共字段在表 之间建立关系,这两个字段可以是同名的字段,也可以是不同名的 字段,但必须具有相同的数据类型。此外,也可以在查询和查询之 间建立关系,还可以在表和查询之间建立关系。 建立表间关系的字段在主表中必须是主键和设置为无重复索引, 如果这个字段在从表中也是主键和设置了无重复索引,则Access 会在两个表之间建立一对一的关系,如果是无索引或有重复索引, 则在两个表之间建立一对多的关系。 在建立关系前,需要把相关的数据表关闭。

2.2.6
2

2.2 建立表

64

建立表之间的关系

建立表间的关系

例2-3: 为学生成绩表中“数学”字段设置有效性规则和 有效性文本,来说明有效性规则和有效性文本的设置方法。 ⑴. 执行“工具”菜单中的“关系”命令,打开“显 示表”对话框,如图2.27所示。 ⑵. 在“显示表”对话框中,把“学生信息表”和 “学生成绩表”分别添加到关系窗口,关闭该对话框。 关系窗口的效果,如图2.28所示。 ⑶. 在图2.28中,将“学生信息表”中的“学号”字 段拖动到“学生成绩表”的“学号”字段上,松开鼠 标后,显示“编辑关系”对话框,如图2.29所示。继续

65

图2.27 “显示表”对话框

返回

66

图2.28 关系窗口

返回

67

图2.29 “编辑关系”对话框
返回

2.2.6
2

2.2 建立表

68

建立表之间的关系

建立表间的关系

在“编辑关系”对话框中,选中3个复选框, 实现参照完整性的设置。单击“创建”按钮,建立 两个表之间的关系,效果如图2.30所示,在两个 表的学号字段之间增加了一条连线,两端分别为 “1”和“∞”,表示建立的是一对多的关系。 表一方为“1”,从表一方为“∞”。 其中,“级联更新相关字段”复选框的作用是使主 关键字段和关联表中的相关字段保持同步的改变, 而“级联删除相关记录”是使删除主表中的记录时, 会自动删除从表中与主键值相对应的记录。

2.2.6
3

2.2 建立表

69

建立表之间的关系

编辑表间的关系

对于已经创建好的表间的关系可以进行编辑,例如删除 关系或修改关系操作。 ⑴. 关闭所有打开的表。 ⑵. 执行“工具”菜单中“关系”命令,打开关系窗口, 如图2.30所示。 ⑶. 如果要删除两个表之间的关系,用鼠标左键单击两个 表之间的关系连线,然后按Delete键即可。如果要修改 两个表之间的关系,双击需要更改的关系连线,打开“编 辑关系”对话框,可以在对话框中重新设置,然后单击 “创建”按钮。 继续

70

图2.30 关系窗口

返回

2.2.6

2.2 建立表

71

建立表之间的关系

在“编辑关系”对话框中,选中3个复选框,实现参 照完整性的设置。单击“创建”按钮,建立两个表之间的 关系,效果如图2.30所示,在两个表的学号字段之间增 加了一条连线,两端分别为“1”和“∞”,表示建立的 是一对多的关系。主表一方为“1”,从表一方为“∞”。 其中“级联更新相关字段”的作用使主关键字段和关 联表中的相关字段保持同步的改变,而“级联删除相关记 录”使删除主表中的记录时,会自动删除从表中与主键值 相对应的记录。

2.2.6
3

2.2 建立表

72

建立表之间的关系

编辑表间的关系

对于已经创建好的表间的关系可以进行编辑,例如删除 关系或修改关系操作。 ⑴关闭所有打开的表。 ⑵执行“工具”菜单中“关系”命令,打开关系窗口 ⑶如果要删除两个表之间的关系,用鼠标左键单击两 个表之间的关系连线,然后按Delete键即可。如果要 修改两个表之间的关系,双击需要更改的关系连线, 打开“编辑关系”对话框,可以在对话框中重新设置, 然后单击“创建”按钮。

2.3
1 2 3

73

维护表

打开和关闭表 修改表的结构 编辑表的内容

4

调整表的外观

2.3.1
1

2.3 维护表

74

打开和关闭表

打开表

⑴. 在“设计视图”中打开表 在数据库窗口中单击某个表,然后单击窗口中的 “设计”按钮,就可以在“设计视图”中打开该表。 在“设计视图”中可以修改表结构信息。 ⑵. 在“数据表视图”中打开表 在数据库窗口中双击要打开的表,就可以在“数据 表视图”中打开该表。在“数据表视图”中可以进 行表记录的输入、修改和删除等操作。 ⑶. 在两种视图之间切换 单击工具栏中“视图”按钮可以在这两个视图之间 进行切换。

2.3.1
2

2.3 维护表

75

打开和关闭表

关闭表 ⑴. 单击视图窗口右上角的“关闭”按钮。 ⑵. 执行文件菜单中的“关闭”命令。 在关闭表时,如果对表的结构或记录进行过修 改并没有保存,Access会弹出一个提示保存对话框, 如图2.31所示。单击“是”按钮保存修改,单击 “否”按钮放弃修改,单击“取消”按钮取消关闭 操作。

图2.31 保存 提示对话框

2.3.2

2.3 维护表

76

修改表的结构

用户常需要根据应用的变化对表结构进行修改, 修改的内容主要有添加字段、删除字段、移动字 段的位置等,表结构的修改主要在表的设计视图 完成。表设计视图的工具栏如图2.32所示。

2.3.2

2.3 维护表

77

修改表的结构

与修改表结构相关的表的设计工具栏按钮功能说明如下: 工具按钮 名称 主键 索引 功能 指定当前字段为主关键字段 打开创建索引对话框

插入行 在当前字段前插入一个新的字段行 删除行 删除当前字段行 属性 打开表的属性对话框 生成器 显示选定项目或属性的生成器

2.3.2

2.3 维护表

78

修改表的结构

1.添加字段 在设计视图中打开相应的表,选中要在其上 面插入行的那一行字段。然而后单击工具栏的 “插入行”按钮则插入一个空白行,在该行输入 要添加字段的各项信息。最后单击“保存”按钮 保存所做的操作。 2.删除字段 在设计视图中打开相应的表,选中要删除的 字段行。然后单击工具栏的“删除行”按钮,则 删除所选中的行。完成删除后,单击“保存”按 钮保存所做的删除操作。

2.3.2

2.3 维护表

79

修改表的结构

3.移动字段位置 在设计视图中打开表,单击行选定器选择要 移动的字段。然后用鼠标拖动被选中的字段行的 行选定器。随着鼠标的移动,Access将显示一个 细的水平条,将此水平条拖到字段要移动到的指 定位置的行即可。

2.3.3

2.3 维护表

80

编辑表的内容

编辑表的内容主要包括以下操作:定位记录、选定记 录、添加记录、删除记录、修改记录和复制记录。
1

定位记录 使用数据表视图中的记录导航按钮可以定位并浏览 记录。导航按钮位于数据表视图窗口的底端,如下 图2.33所示。

2.3.3
按钮

2.3 维护表
功能
转到第一条记录 转到上一条记录

81

编辑表的内容

各导航按钮的功能如下表2.7所示

显示当前记录编号,输入要 转到的记录编号并回车,可 以转到相应的记录 转到下一条记录
转到最后一条记录 在末尾添加新记录

2.3.3
2

2.3 维护表

82

编辑表的内容

选定记录 在数据表视图中,选定记录包括以下操作: ⑴. 选定一行记录:单击记录选定器(记录左侧的按钮) ⑵. 选中一列:单击字段选定器(字段名按钮) ⑶. 选中多行:选中首行,按下Shift键,再选中末行, 则可以选中相邻的多行记录。 ⑷. 选中多列字段:选中首字段,按下Shift键,再选 中末列字段,则可以选中相邻的多列字段。 ⑸. 选择整个字段:把鼠标指针移动到数据表中字段 的左边缘,鼠标指针变为“空十字”形状,单击鼠标 即可选中整个字段。

2.3.3
3

2.3 维护表

83

编辑表的内容

添加记录

在数据表视图中,单击工具栏上的“新记录” 按钮,输入记录数据。

4

删除记录 在数据表视图中,选中要删除的记录,然后单 击工具栏上的“删除记录”按钮即可。

2.3.3
5

2.3 维护表

84

编辑表的内容

修改记录 在数据表视图中,将光标移到需要修改数据的 位置,就可以修改光标位置的数据信息了。

6

复制记录 在数据表视图中,选中要复制的数据,单击工 具栏上的“复制”按钮,将光标移到要放置数据的 位置,再单击工具栏上的“粘贴”按钮,即可完成 复制记录操作。

2.3.4

2.3 维护表

85

调整表的外观

调整表结构和外观是为了使表更清楚和美观。 调整表的外观包括下面几种操作。
1

改变字段次序 在数据表视图中,有时需要移动某些列来满 足查看数据的要求。 例如,将“学生信息表”中的“出生日期”字段 放到“性别”字段前,其操作步骤如下: ⑴. 在数据库窗口的表对象中,双击打开“学生信 息表”。

2.3.4
1

2.3 维护表

86

调整表的外观

改变字段次序 ⑵ . 将鼠标指针定位在“出生日期”字段列的字段名 上,鼠标指针变为一个粗体黑色向下箭头,单击选 中该列,如下图2.34所示。 在数据表视图中,有时 需要移动某些列来满足查看数据的要求。

2.3.4
1

2.3 维护表

87

调整表的外观

改变字段次序 ⑶. 将鼠标放在“出生日期”字段列的字段名上,按 住鼠标左键并拖动鼠标到“性别”字段前,释放鼠 标左键,结果如下图2.35所示。

注:这种方法只能改变“数据表视图”中字段显示的顺序, 而不会影响“设计视图”中字段显示的顺序。

2.3.4
2

2.3 维护表

88

调整表的外观

调整字段显示宽度和高度
在数据表视图中,有时由于数据过长或字号过大, 导致数据不能正常显示。这时可以通过调整字段显 示宽度和高度来显示字段中全部数据。 调整字段显示高度

Ⅰ. 使用菜单命令调整字段显示高度的方法如下:

⑴. 在数据库窗口的表对象中,双击所需要的表。 ⑵. 单击数据表中的任意单元格。 ⑶. 执行“格式”菜单中“行高”命令,打开“行高” 对话框,如图2.36所示。

2.3.4

2.3 维护表

89

调整表的外观

图2.36 “行高”对话框 ⑷. 在“行高”对话框的文本框内输入所需要的 行高,单击“确定”按钮,完成表的行高设置。

2.3.4

2.3 维护表

90

调整表的外观

Ⅱ. 使用鼠标调整字段显示高度的操作方法如下:
⑴.在数据库窗口的表对象中,双击所需要的表。 ⑵.将鼠标指针放在表中任意两行选定器之间,鼠标 指针变为上下双箭头形式。 ⑶.按住鼠标左键不放,拖动鼠标上下移动,当调整 到所需高度时,松开鼠标左键即可。

2.3.4

2.3 维护表

91

调整表的外观

调整字段显示宽度

Ⅰ. 使用菜单命令调整字段显示宽度的方法如下:

⑴. 在数据库窗口的表对象中,双击所需要的表。 ⑵. 选择要改变宽度的字段列。 ⑶. 执行“格式”菜单中的“列宽”命令,打开“列 宽”对话框,如图2.37所示。 ⑷. 在“列宽”对话框的文本框内输入所需要的列宽, 单击“确定”按钮,完成表的列宽设置。

2.3.4

2.3 维护表

92

调整表的外观

调整字段显示宽度

Ⅱ. 使用鼠标调整字段显示宽度的操作方法如下:
⑴. 在数据库窗口的表对象中,双击所需要的表。 ⑵. 将鼠标指针放在表中任意两列字段名之间,鼠标指针 变为左右双箭头形式。 ⑶. 按住鼠标左键不放,拖动鼠标左右移动,当调整到所 需宽度时,松开鼠标左键即可。

2.3.4
3

2.3 维护表
隐藏列

93

调整表的外观

隐藏列和显示列

例如,将“学生信息表”中的“籍贯”字段列隐藏起来。 具体操作方法如下: ⑴. 数据库窗口的表对象中,双击“学生信息表”。

2.3.4
3

2.3 维护表
隐藏列

94

调整表的外观

隐藏列和显示列

⑵. 单击“籍贯”字段列选定器,如图2.38所示。 ⑶. 执行“格式”菜单 “隐藏列”命令,如图2.39所示。

图2.38 选定隐藏列 图2.39 隐藏列后的结果

2.3.4

2.3 维护表
显示列

95

调整表的外观

将隐藏的列重新显示出来的具体 操作方法如下: ⑴. 在数据库窗口的表对象中,双 击“学生信息表”。 ⑵. 执行“格式”菜单中“取消隐 藏列”命令,打开“取消隐藏列” 对话框,如图2.40所示。 ⑶. 在“列”列表中选中要显示列 的复选框。 ⑷. 单击“关闭”按钮,被隐藏的 列就重新显示在表中。

2.3.4
4

2.3 维护表

96

调整表的外观

冻结列 在实际操作中,有时需要建立比较大的数据表,字段 过多,在数据表视图窗口中,无法看到所有字段,可 以通过冻结列解决这个问题。某些字段被冻结以后, 无论怎样拖动水平滚动条,这些字段始终可见,并显 示在窗口的最左边。

例2-4,冻结“学生信息表”中的“姓名”列,具体操作 方法如下: ⑴. 在数据库窗口的表对象中,双击“学生信息表”。 ⑵. 选定要冻结的字段,单击“姓名”字段选定器。

2.3.4

2.3 维护表

97

调整表的外观

⑶. 执行“格式”菜单中的“冻结列”命令。 这时,可以看到姓名字段始终显示在窗口的最左边, 如图2.41所示。 如果不需要冻结列时,可以执行“格式”菜单中的 “取消对所有列的冻结”命令取消冻结操作。

图2.41 选择冻结列

2.3.4
5

2.3 维护表

98

调整表的外观

设置数据表格式 在数据表视图中,可以改变单元格的显示效果,也可 以选择网格线的显示方式和颜色等。设置数据表格式 的操作方法如下

⑴. 在数据库窗口的表对象中,双击要打开的表。 ⑵. 执行“格式”菜单中的“数据表”命令,打开“设置 数据表格式”对话框,如图2.42所示。 ⑶. 在“设置数据表格式”对话框中,用户可以根据需要 选择所需要的项目进行设置。
继续

2.3.4

2.3 维护表

99

调整表的外观

图2.42 “设置数据表格式”对话框

返回

2.3.4
6

2.3 维护表

100

调整表的外观

改表字体显示 通过改变数据表中数据的字体、字形和字号,使数据 的显示更加清楚美观。 例2-5,将“学生成绩表”中数据的字体修改为图2.43 所示效果。字体为隶书、字号为四号、字形为加粗,颜 色为红色。 ⑴. 在数据库窗口的表对象中,双击“学生成绩表”。 ⑵. 执行“格式”菜单中的“字体”命令,打开“字体” 对话框,如图2.44所示。 ⑶. 在“字体”列表中选择“隶书”,“字型”列表中 选择“加粗”,在“字号”列表中选择“四号”,在 “颜色”列表中选择“红色”。

2.3.4

2.3 维护表

101

调整表的外观

⑷. 单击“确定”按钮完成“字体”设置。

图2.43 改表字体显示效果

图2.44 “字体”对话框

2.4
1 2 3

102

操作表
查找数据 替换数据 排序记录 筛选记录

4

2.4.1

2.4

操作表

103

查找数据

Access提供字段数据查找功能来实现快速查找,避免 靠操纵数据表在屏幕上下滚动的手工数据查找操作。
1

查找方法

例2-6,在学生成绩表中查找“数学”成绩为95的记录。 操作方法如下: ⑴. 在数据库窗口中单击“表对象”。 ⑵. 双击“学生成绩表”,在“数据表视图”窗口中打开 该表。 ⑶. 将光标定位到“数学”字段上。 ⑷. 执行“编辑”菜单中的“查找”命令,打开“查找和 替换”对话框,单击对话框中的“查找”选项卡.

2.4.1

2.4

操作表

104

查找数据

?在“查找内容”文本框内输入“95”。 ?“查找范围”列表框中可以选择“数学”字段或整个表。 ?在“匹配”下拉列表框中有三个选项:字段任何部分、整 个字段和字段开头,这里选择“字段任何部分”。 ?在搜索下拉列表框中有三个选项:向上、向下和全部,这 里选择“全部”。

2.4.1

2.4

操作表

105

查找数据

⑸. 单击“查找下一个”按钮,指定内容找到后该 数据反白显示,继续单击“查找下一个”按钮可 以将全部指定的内容查找出来。 ⑹. 单击“取消”按钮可以结束查找过程。

2.4.1
2

2.4

操作表
查找数据

106

查找中可以使用的通配符

在“查找内容”文本框内可以输入查找的完整内容,也可以在 输入时使用通配符,实现按特定的要求查找记录。
字符 作用 示例

*
? []

代表任意个数的字符
代表任何单个字母 通配方括号内的任何单个字符

fin*可以找到find、fine
lo? k可以找到look、lock m[iae]n 可以找到min、man、 men

! #

通配范围内的任何单个字符

[a-g]ay 可以找到bay、day、gay

通配不在方括号内的任何单个字符 [!hk]ay可以找到bay、day 代表任何单个数字字符 7#7可以找到717、727、737

如果要搜索的是字符“*”、“?”、“#”、“-”本 身,须将其放在方括号中,例如[*]、[?]、[#]。

2.4.2

2.4

操作表

107

替换数据

替换是将查找到的某个值用另一个值来替换 例2-7,在“学生信息表”中将“籍贯”字段中所有“河 北”替换为“河南”。 操作过程如下: ⑴. 在数据库窗口中单击“表对象”。 ⑵. 双击“学生信息表”,在“数据表视图”窗口中打开 该表。 ⑶. 将光标定位到“籍贯”字段上。 ⑷. 执行“编辑”菜单中的“替换”命令,打开“查找/ 替换”对话框,单击对话框中的“替换”选项卡,如图 2.46所示。

2.4.2

2.4

操作表

108

替换数据

?在“查找内容”文本框内输入“河北”。 ?在“替换为”文本框内输入“河南”。 ?在“查找范围”列表框中选择“学生信息表”。 ?在“匹配”列表框中选择“整个字段”。

2.4.2

2.4

操作表

109

替换数据

⑸. 单击“全部替换”按钮,弹出提示对话框,如图 2.47所示,询问是否继续替换操作,单击“是”按钮, 一次替换所有找到的内容。单击“否”按钮,取消替 换操作。

图2.47 提示对话框

2.4.3

2.4

操作表

110

排序记录

在数据表视图中,有时需要记录数据以不同的顺序显 示。这时就可以对数据表中的记录进行排序操作。首 先,在数据表视图中选择要排序的字段,然后单击工 具栏上的“升序”或“降序”按钮完成排序操作。 例2-8,对“学生成绩表”中的记录按“数学”字段升序 排序。 (1)在数据表视图中,打开学生成绩表。 (2)单击“数学”字段 (3)单击工具栏上的“升序”按钮,排序结果如图2.48 所示。

2.4.3

2.4

操作表

111

排序记录

图2.48 按“数学”字段升序排序结果

2.4.4

2.4

操作表

112

筛选记录

筛选记录的操作是按某种条件选择数据的操作,把符合 条件的数据筛选出来,不符合条件的数据隐藏起来。例 如筛选“学生成绩表”中“不及格”的同学。 按选定内容筛选 筛选 记录的 方法 按窗体筛选 输入筛选目标 高级筛选/排序

2.4.4
1

2.4

操作表

113

筛选记录

按选定内容筛选 首先需要选择某一字段的一个值,然后按这个值进行 筛选,具体操作方法如下:

⑴. 选定要筛选字段的全部或部分,并单击工具栏上的 “按选定内容筛选”按钮,便可以按事先选定的内容进行 筛选。 ⑵. 如果选定字段的整体内容,或将插入点放在字段中而 不进行任何选择,则筛选整个字段与选定内容相匹配的记 录。如果选择字段中的值的开头部分,则筛选出字段值以 所选内容开头的记录。如果选择字段值的中间一部分,则 筛选出字段值全部或任意部分与所选内容相同的记录。

2.4.4

2.4

操作表

114

筛选记录

例2-8: 筛选“学生信息表”中“所在学院”字段为 “外语学院”的记录。

⑴.在数据表视图中,打开“学生信息表”,如下图;

2.4.4

2.4

操作表

115

筛选记录

⑵. 单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮,筛选 结果如下图;

⑶. 若要取消筛选,显示所有记录,可单击工具栏上 的“取消筛选”按钮。

2.4.4
2

2.4

操作表

116

筛选记录

按窗体筛选 按“窗体筛选”方法通过在数据表的空白视图中输入 值来筛选记录,其操作方法如下:

⑴.在数据表视图中打开表。 ⑵.单击工具栏上的“按窗体筛选”按钮,切换到“按窗 体筛选”窗口。 ⑶. 单击要在其中指定条件的字段,从字段列表中选择要 搜索的字段值或在字段中键入所需的值的,Access将筛 选字段值与此相同的记录。 ⑷. 单击工具栏上的“应用筛选”按钮。

2.4.4

2.4

操作表

117

筛选记录

例2-10: 在“学生信息表”中筛选“政治面貌”字 段为“党员”的记录 ⑴. 在数据表视图中打开“学生信息表”。 ⑵. 单击工具栏上的“按窗体筛选”按钮,切换到“按 窗体筛选”窗口。 ⑶. 单击“政治面貌”字段,从字段列表中选择“党 员”,如下图。 ⑷. 单击工具栏上的“应用筛选”按钮。

2.4.4
3

2.4

操作表

118

筛选记录

输入筛选目标 这种方法可以通过在数据表中输入条件来筛选记录

⑴. 在数据表视图中打开表 ⑵. 用鼠标右键单击要进行筛选的字段,然后在快 捷菜单上的“筛选目标”框中键入筛选条件。相 同的记录。 ⑶. 按“回车键(Enter)”应用筛选。

例2-11: 在“学生成绩表”中筛选“英语”成绩高于 90分的数据记录
具体操作步骤为: 在数据表视图中打开“学生成绩表”,用鼠标右键单 击“英语”字段,在快捷菜单上的“筛选目标”框中键入 “>90”,按“回车键”应用筛选,如图2.52所示。

2.4.4

2.4

操作表

119

筛选记录

2.4.4
4

2.4

操作表

120

筛选记录

高级筛选/排序 使用“高级筛选/排序”可以进行复杂筛选,其功能 比前几种筛选更强大。使用前几种筛选方法进行筛选 后,可以切换到“高级筛选/排序”窗口来查看筛选 条件的设置。

⑴. 在数据表视图中打开表。 ⑵. 执行“记录”菜单的“筛选”子菜单中的“高级筛 选/排序”命令,打开“高级筛选/排序”窗口。 ⑶. 将指定为筛选条件的字段添加到设计网格中,用鼠 标单击设计网格的第一列的“字段”单元格,在下拉列 表中选择要添加筛选条件的字段名。

2.4.4

2.4

操作表

121

筛选记录

⑷. 在排序的单元格中指定排序次序。 ⑸. 为已经指定的字段输入筛选条件,如果条 件之间是“与”的关系应在同一行,如果条件 之间是“或”的关系应在不同行。 ⑹. 单击工具栏上的“应用筛选”按钮完成筛 选。

2.4.4

2.4

操作表

122

筛选记录

例2-12: 在学生成绩表中筛选出“数学”高于93 分,计算机高于90分的数据记录,如下图。




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